De cero a contestando en una tarde.

Antes de empezar

Ten a mano tres cosas y el resto sale solo: el móvil con el WhatsApp del negocio, tu lista de servicios con precios y duraciones, y media hora sin interrupciones. Si tienes las tarifas o las condiciones en PDF, tenlas también en el escritorio.

Una advertencia útil: hasta que tu organización no acepte las condiciones de Viron y el contrato de encargado de tratamiento, el asistente queda en pausa. Los mensajes entran y se guardan, pero no se contesta nada automáticamente. Es lo primero que te pide el panel, y es deliberado.

1 · Conectar WhatsApp

En Conexión WhatsApp pulsas «Conectar» y aparece un código QR. Lo escaneas desde el móvil del negocio, en Ajustes → Dispositivos vinculados, igual que WhatsApp Web. Tarda menos de un minuto.

• Usa el número que ya te escriben tus clientes. No hay que migrar nada.
• El móvil tiene que tener conexión de vez en cuando; si lo apagas semanas, la sesión se cae y hay que volver a escanear.
• Si el QR caduca, generas otro. No pasa nada por repetirlo.

2 · Horarios y días cerrados

Esto es lo que más se descuida y lo que más problemas da después. EnConfiguración defines el horario de cada día de la semana, con varios tramos si cierras a mediodía. Ese horario es el límite del que el asistente no sale.

Añade también tus días cerrados: vacaciones, festivos locales, el puente de la semana que viene. Se guardan al momento y el asistente deja de ofrecer esas fechas sin que tengas que tocar nada más.

Y revisa la zona horaria. Por defecto es Europa/Madrid; si tu negocio está en Canarias y no lo cambias, todas las citas saldrán con una hora de desfase.

3 · Servicios y precios

Cada servicio lleva nombre, precio y duración en minutos. La duración no es decorativa: es lo que usa la agenda para saber cuántas citas caben. Si pones 30 minutos a algo que te lleva una hora, acabarás con el día solapado.

• Si el precio depende del caso, pon la horquilla en el nombre («Ortodoncia · desde 1.800 €») y deja que el asistente aclare que es orientativo.
• Si dos profesionales cobran distinto por lo mismo, crea un servicio por cada uno. Es más claro que intentar explicarlo en una nota.

4 · Lo que te preguntan siempre

Abre Conocimiento y escribe, en fragmentos cortos, las diez preguntas que te repiten: dónde aparcar, si hace falta cita, qué formas de pago aceptas, qué pasa si no puede venir. Un fragmento por tema, no un tocho.

Sube en PDF lo que ya tengas escrito (tarifas, condiciones, carta). Se parte e indexa en el servidor. Después usa Probar búsqueda y escribe la pregunta como la haría un cliente, con sus palabras: «y si no puedo ir», no «política de cancelación». Si no encuentra lo que debería, reescribe el fragmento.

5 · Encender módulos

Ahora sí, en Módulos, y en este orden:

1. Agenda, si das cita previa. Configura el aforo por franja y la antelación del recordatorio (entre 2 y 72 horas; 24 funciona bien para casi todo).
2. Cualificación de leads, si vendes presupuestos. Define tres o cuatro criterios, no quince: el asistente tiene que colarlos en una conversación, no pasar un examen.
3. Análisis de fotos, si tus clientes te mandan el problema en imagen. Es de Premium.

Enciéndelos de uno en uno y prueba entre medias. Si enciendes los tres a la vez y algo suena raro, no sabrás cuál es.

6 · Probarlo de verdad

Escríbete desde otro teléfono, como si fueras un cliente, y haz las preguntas difíciles: una que no esté en el conocimiento, una pidiendo cita en un día que tienes cerrado, una en la que insistas en un precio que no puedes dar.

Lo que buscas no es que acierte siempre: es que cuando no sabe, lo diga y te deje la conversación marcada. Si en alguna de esas pruebas se inventa algo, es que le falta contexto en Conocimiento.

Errores que vemos siempre

• Encender la agenda antes de definir horarios. El asistente propone huecos que no existen y quedas mal el primer día.
• Meter toda la web en Conocimiento. Fragmentos cortos y concretos funcionan mucho mejor que un volcado.
• Olvidar los días cerrados. Agendar en Nochebuena es la anécdota que te persigue todo el año.
• No publicar el aviso de privacidad. Es un campo en Configuración y te ahorra el problema del que habla el checklist RGPD.
• No mirar la bandeja la primera semana. Las conversaciones marcadas como «requiere atención» te dicen exactamente qué le falta aprender.