RGPD y WhatsApp, sin el susto.

Quién es quién

Es la distinción de la que cuelga todo lo demás. Tú eres el responsable del tratamiento: son tus clientes, decides qué datos pides y para qué. Talkify es el encargado: trata esos datos siguiendo tus instrucciones y no los usa para nada más.

Por eso las peticiones de acceso o borrado te llegan a ti, y por eso el panel te da herramientas para resolverlas en vez de pedirte que nos abras un ticket.

Esto es una guía práctica basada en cómo trabajamos con negocios locales, no asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, habla con un profesional.

La checklist

• 1. Aviso de privacidad accesibleUna URL pública que explique quién trata los datos, para qué y cuánto tiempo. En Talkify se configura en Configuración → Aviso de privacidad y el asistente puede enlazarlo.
• 2. Base jurídica claraAtender a un cliente que te escribe para contratar suele ampararse en la ejecución de un contrato o medidas precontractuales. Para marketing posterior necesitas consentimiento aparte.
• 3. Contrato de encargado de tratamiento firmadoCon cualquier proveedor que trate datos por ti. Con Talkify está incluido y puedes leerlo entero antes de contratar.
• 4. Registro de actividades de tratamientoSi tienes empleados o tratas datos con regularidad, te toca. Una hoja con qué datos tratas, para qué y quién accede suele bastar en un negocio pequeño.
• 5. Plazo de conservación definidoDecide cuánto tiempo guardas las conversaciones y cúmplelo. «Para siempre» no es un plazo.
• 6. Control de quién accedeSolo el equipo que atiende debería entrar al panel. Las altas y bajas se gestionan en el portal de Viron, así que al dar de baja a alguien pierde el acceso de verdad.
• 7. Procedimiento para acceso, rectificación y borradoTienes un mes para responder. Cuanto más mecánico sea el procedimiento, menos duele: en Talkify es buscar el teléfono, descargar y borrar.
• 8. Datos de categorías especiales identificadosSalud, por ejemplo. Si tu negocio los trata, la exigencia sube: minimiza lo que se guarda por WhatsApp y no pidas por ahí más de lo necesario.
• 9. Brechas: sabes a quién llamar72 horas para notificar a la autoridad si hay riesgo. Ten escrito a quién avisas y con qué datos, antes de necesitarlo.
• 10. Menores tratados con cuidadoSi atiendes a menores, el consentimiento de padres o tutores entra en juego. Vale la pena que esas conversaciones las lleve una persona.

Cuando un cliente te pide sus datos

Llega por WhatsApp, por email o por teléfono, y tienes un mes. El procedimiento en Talkify es el mismo en los tres casos:

1. Entra en Privacidad y datos (hace falta ser administrador) y busca por teléfono o por nombre.
2. Acceso: descarga la exportación. Es un fichero con sus mensajes, citas y leads, que puedes enviarle tal cual.
3. Borrado: confirma escribiendo el teléfono. El panel te devuelve el recuento de lo eliminado, que es tu justificante de que se hizo.
4. Guarda la petición y tu respuesta. Poder demostrarlo es parte de cumplir.

Ojo con una cosa que se olvida: el borrado cubre lo que hay en Talkify, no las copias que tengas en el móvil, en una hoja de cálculo o en tu correo.

Qué pone Talkify de su parte

• Alojamiento en la Unión Europea, cifrado en tránsito y en reposo, copias diarias.
• Contrato de encargado de tratamiento incluido y público.
• Exportación y borrado por cliente, desde el panel, sin pasar por soporte.
• Campo para publicar tu aviso de privacidad y que el asistente lo enlace.
• Tus conversaciones no entrenan modelos fuera de tu cuenta.
• Sin contraseñas nuestras (entras con tu cuenta de Viron) y sin tarjetas nuestras (el pago pasa por Stripe).
• Hasta que tu organización no acepta las condiciones y el DPA, el asistente no responde nada automáticamente.

Los documentos completos: política de privacidad,contrato de encargado de tratamiento ypolítica de cookies.